Πώς ακυρώνω ή αλλάζω ένα ραντεβού;

Άνοιξε το ραντεβού στο Ημερολόγιο και θα δεις δύο κουμπιά: Επαναπρογραμματισμός Ραντεβού το μετακινεί σε άλλη μέρα ή ώρα, Ακύρωση Κράτησης το ακυρώνει εντελώς. Μπορείς να κάνεις και τα δύο όποτε θέλεις — ακόμα κι αν η προθεσμία δωρεάν ακύρωσης έχει περάσει ή το ραντεβού είναι σε λίγη ώρα. Αυτή η προθεσμία αφορά μόνο τον πελάτη, όχι εσένα — και ο πελάτης μπορεί επίσης να ακυρώσει ή να αλλάξει την ώρα μόνος του, από τον σύνδεσμο στην επιβεβαίωσή του, μέχρι αυτή την προθεσμία.

Πώς αλλάζω την ώρα ενός ραντεβού;

Αν το ραντεβού περιλαμβάνει περισσότερες από μία υπηρεσίες μαζί, ο επαναπρογραμματισμός μετακινεί όλες τις κρατήσεις μαζί, διατηρώντας τη σειρά τους.

Τα μέλη της ομάδας σου με ρόλο «Προσωπικό» μετακινούν μόνο τα δικά τους ραντεβού, και ένα ραντεβού που πληρώθηκε με συνεδρία από πακέτο συνεδριών δεν μπορούν να το μετακινήσουν αφού έχει ξεκινήσει — αυτό μπορείς να το κάνεις μόνο εσύ, ένας διαχειριστής ή ένας ρεσεψιονίστ.

Πώς ακυρώνω ένα ραντεβού;

Τα μέλη της ομάδας σου με ρόλο «Προσωπικό» μπορούν να ακυρώνουν τα δικά τους ραντεβού, αλλά δεν μπορούν να επιστρέψουν τη συνεδρία στον πελάτη — αυτό μπορείς να το κάνεις μόνο εσύ, ένας διαχειριστής ή ένας ρεσεψιονίστ. Όταν ακυρώνουν ένα ραντεβού που πληρώθηκε με συνεδρία από πακέτο συνεδριών, το παράθυρο επιβεβαίωσης της ακύρωσης τους ενημερώνει ότι η συνεδρία δεν θα επιστραφεί και ποιος μπορεί να την επιστρέψει.

Τι γίνεται με τη συνεδρία του πελάτη μετά την προθεσμία ακύρωσης;

Στις Ρυθμίσεις ορίζεις μια προθεσμία δωρεάν ακύρωσης (π.χ. 24 ώρες πριν το ραντεβού). Αυτή η προθεσμία καθορίζει πότε μπορεί ο πελάτης να ακυρώσει μόνος του και να πάρει πίσω τη συνεδρία του αυτόματα — δεν καθορίζει αν εσύ μπορείς να ακυρώσεις. Ακόμα κι αν η προθεσμία έχει περάσει, μπορείς να ακυρώσεις το ραντεβού οποιαδήποτε στιγμή και αποφασίζεις εσύ αν θα επιστραφεί η συνεδρία — για παράδειγμα ως εξαίρεση για έναν πελάτη που ακύρωσε την τελευταία στιγμή για σοβαρό λόγο.

Μπορώ να μην επιτρέπω καθόλου τις εκπρόθεσμες ακυρώσεις;

Ναι. Στις Ρυθμίσεις, στην ενότητα «Πολιτική Ακύρωσης», άνοιξε το «Απαγόρευση Εκπρόθεσμης Ακύρωσης». Με αυτό ενεργό ο πελάτης δεν μπορεί να ακυρώσει μόνος του αφού περάσει η προθεσμία. Το βλέπει γραμμένο στην οθόνη ακύρωσης από πριν, μαζί με την ακριβή στιγμή που κλείνει η προθεσμία. Εσύ συνεχίζεις να ακυρώνεις όποτε θέλεις από το Ημερολόγιο.

Χρησιμεύει κυρίως αν τα μαθήματά σου είναι δωρεάν: εκεί δεν υπάρχει συνεδρία να χαθεί, οπότε η προθεσμία από μόνη της δεν αλλάζει τίποτα. Κράτα όμως υπόψη σου ότι η θέση δεν ελευθερώνεται — δεν περνά σε όποιον περιμένει στη λίστα αναμονής, και ο πελάτης που τελικά δεν θα έρθει μένει στη λίστα παρουσίας. Αν τα Τμήματά σου γεμίζουν, συνήθως συμφέρει να το αφήσεις κλειστό.

Ενημερώνεται αυτόματα ο πελάτης;

Ναι. Αν ο πελάτης έχει καταχωρημένο email και έχεις ενεργές τις ειδοποιήσεις email στις Ρυθμίσεις, λαμβάνει αυτόματο email και για τον επαναπρογραμματισμό και για την ακύρωση, χωρίς να χρειάζεται να τον ενημερώσεις εσύ ο ίδιος.

Τι μπορεί να κάνει μόνος του ο πελάτης;

Μετά την κράτηση ο πελάτης βλέπει την κράτησή του σαν εισιτήριο — τη μέρα και την ώρα στο δικό σου ρολόι, τις υπηρεσίες, τι πληρώνει, τη διεύθυνσή σου. Για ένα ραντεβού, το εισιτήριο έχει και σύνδεσμο Προσθήκη στο ημερολόγιο, και ο πελάτης λαμβάνει email επιβεβαίωσης με συνημμένο αρχείο ημερολογίου. Το email έχει και σύνδεσμο προς τη σελίδα της κράτησής του, που μένει ενεργός μέχρι μία μέρα μετά το ραντεβού — ακόμα κι αν εσύ μετακινήσεις το ραντεβού σε άλλη μέρα, ο ίδιος σύνδεσμος το ακολουθεί.

Από αυτή τη σελίδα, μέχρι την προθεσμία δωρεάν ακύρωσης που έχεις ορίσει, ο πελάτης μπορεί:

• Να πατήσει Αλλαγή ώρας και να διαλέξει άλλη μέρα ή ώρα από την ίδια διαθεσιμότητα που δείχνει η σελίδα κρατήσεών σου. Η κράτηση κρατά τον επαγγελματία της όταν είναι ελεύθερος τη νέα ώρα· αν ο πελάτης διάλεξε άλλον επαγγελματία, κρατιέται ο νέος. Μια συνεδρία που πληρώθηκε από πακέτο συνεδριών παραμένει στην κράτηση. Ο πελάτης λαμβάνει email για την αλλαγή, με το νέο αρχείο ημερολογίου. Ο επαγγελματίας της κράτησης λαμβάνει κι αυτός email, αν έχει καταχωρημένο email και έχεις ενεργό στις Ρυθμίσεις το «Ειδοποίηση Προσωπικού για Νέα Κράτηση». Εσύ λαμβάνεις email μόνο αν είσαι εσύ ο επαγγελματίας της κράτησης — αλλιώς βλέπεις την αλλαγή στο Ημερολόγιο.
• Να πατήσει Ακύρωση κράτησης, όπως και πριν.

Μόλις περάσει η προθεσμία, ο πελάτης δεν μπορεί πια να αλλάξει την ώρα· μπορεί ακόμη να ακυρώσει, εκτός αν έχεις ενεργό το «Απαγόρευση Εκπρόθεσμης Ακύρωσης», οπότε η σελίδα του ζητά να επικοινωνήσει μαζί σου και του δείχνει το τηλέφωνό σου. Ένας πελάτης με λογαριασμό βρίσκει τον ίδιο σύνδεσμο Διαχείριση στον πίνακά του, δίπλα στα επερχόμενα ραντεβού που έκλεισε online. Τις κρατήσεις σε Τμήμα ο πελάτης δεν μπορεί να τις μετακινήσει — μόνο να τις ακυρώσει.

Στο Ημερολόγιο βλέπεις τη μετακινημένη κράτηση στη νέα της ώρα, όπως μία που μετακίνησες εσύ.

Τι γίνεται αν η θέση ανήκει σε Τμήμα με λίστα αναμονής;

Αν το ραντεβού ήταν μέσα σε Τμήμα που είχε γεμίσει, η ακύρωση ελευθερώνει μια θέση που μπορεί να προσφερθεί αυτόματα στον επόμενο στη λίστα αναμονής. Δες πώς λειτουργεί αυτό στο Πώς λειτουργεί η λίστα αναμονής;.